Bei Hotel Faaborg Fjord A/S wünschen wir uns eine offene Unternehmenskultur, in der jeder die Möglichkeit hat, sich zu melden und Verdachtsfälle von Unregelmäßigkeiten oder Rechtsverstößen zu melden, unabhängig davon, ob es sich um Mitarbeiter, Führungskräfte, Kunden, Lieferanten oder Produkte handelt.
Die Regelung bedeutet, dass Mitarbeiter bei begründetem Verdacht auf schwerwiegende und kritikwürdige Umstände und Rechtsverstöße anonym Meldung erstatten können. Die Regelung stellt sicher, dass solche Meldungen ernsthaft und angemessen behandelt werden, und gibt jedem, der in gutem Glauben einen schwerwiegenden Verdacht meldet, die Gewissheit, dass er vor Repressalien und Ähnlichem geschützt ist. Nachstehend werden die Umstände, die über das Portal gemeldet werden können, allgemein beschrieben. Die vollständige Richtlinie kann auf dem Portal selbst nachgelesen werden.
Welche Umstände können gemeldet werden?
Das Whistleblower-System kann nur zur Meldung schwerwiegender Unregelmäßigkeiten oder unethischen Verhaltens in Zusammenhang mit Angelegenheiten genutzt werden, die Auswirkungen auf Hotel Faaborg Fjord A/S als Ganzes oder auf das Leben und die Gesundheit einzelner Personen haben können.
Es muss ein begründeter Verdacht auf einen Verstoß gegen Gesetze oder interne Richtlinien und Leitlinien von Hotel Faaborg Fjord A/S bestehen.
Über das Whistleblower-System können beispielsweise folgende Verdachtsmomente gemeldet werden:
Betrug/Wirtschaftskriminalität
- Wirtschaftskriminalität wie Unterschlagung, Bestechung, Betrug, Urkundenfälschung sowie Diebstahl von Waren und Inventar usw.
- Unregelmäßigkeiten in Bezug auf Buchführung und Revision.
- Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht (z. B. Preisabsprachen, Austausch preisempfindlicher Informationen).
Produktion, allgemein
- Übermittlung falscher oder irreführender Informationen an Behörden.
- Schwerwiegende Gefahren für Umwelt und Sicherheit.
HR
- Körperliche Gewalt, sexuelle Übergriffe und Gesundheit.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Ihre Beobachtung melden sollen oder nicht, empfehlen wir Ihnen, dies zu tun. Soweit möglich, sollte die Meldung durch Beifügen relevanter Unterlagen in digitaler Form dokumentiert werden. Alle Meldungen über das Whistleblower-System werden ernst genommen und beantwortet.
Angelegenheiten, die KEINE Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien und Vorgaben von Hotel Faaborg Fjord A/S betreffen, dürfen nicht über das Whistleblower-System gemeldet werden. Dies gilt beispielsweise für Unzufriedenheit mit den Lohnbedingungen, Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, Konflikte zwischen Kollegen und Vorgesetzten usw.
Wie erfolgt eine Meldung über das Whistleblower-System?
Meldungen können ausschließlich elektronisch (sowohl auf Dänisch als auch auf Englisch) durch Ausfüllen und Absenden eines Online-Fragebogens erfolgen, der über den Link https://hotelfaaborgfjord.whistleportal.net auf der Website von Hotel Faaborg Fjord A/S abgerufen werden kann.
Meldungen, die in böser Absicht über das Whistleblower-System gemacht werden, z. B. um andere Mitarbeiter zu schikanieren oder zu schädigen, werden mit Sanktionen geahndet und können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Wie werden Meldungen bearbeitet?
Alle Informationen werden vertraulich und diskret behandelt.
BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab wurde von Hotel Faaborg Fjord A/S als Datenverarbeiter beauftragt. BDO liefert und verwaltet die technische Lösung für das Whistleblower-System.
Die über das Whistleblower-Portal eingereichten Meldungen werden von wenigen vertrauenswürdigen Mitarbeitern bei BDO bearbeitet, die die Meldungen entgegennehmen, registrieren und an die Geschäftsleitung von Hotel Faaborg Fjord A/S weiterleiten. Wenn sich die Meldung auf die Geschäftsleitung von Hotel Faaborg Fjord A/S bezieht, wird sie an den Vorstandsvorsitzenden von Hotel Faaborg Fjord A/S weitergeleitet.
Wie werden gemeldete Fälle behandelt?
Es ist möglich, anonym Meldung zu erstatten – und gleichzeitig den Fall über einen 16-stelligen Schlüsselcode zu verfolgen, der nach dem Absenden der Meldung über das Whistleblower-Portal angezeigt wird.
Anschließend ist es möglich, unter Verwendung des 16-stelligen Schlüsselcodes anonym zu kommunizieren.
Der Kommunikationskanal wird auch genutzt, um dem Hinweisgeber eine eventuelle Schlussfolgerung zu dem Fall mitzuteilen, falls dieser anonym ist. In Fällen, in denen der Hinweisgeber anonym ist, gelten die folgenden Fristen im Whistleblower-Portal:
- Innerhalb von sieben Tagen wird der Eingang der Meldung bestätigt.
- Die Bearbeitung erfolgt so schnell wie möglich, wobei angestrebt wird, dass die Bearbeitungszeit drei Monate nicht überschreitet.
- Eine Schlussfolgerung zum Fall wird dem Meldenden über den anonymen Kommunikationskanal mitgeteilt.
- Grundsätzlich werden alle Fälle innerhalb von 90 Tagen nach dem Zeitpunkt der Meldung aus dem Whistleblower-Portal gelöscht, es sei denn, die Frist wird vom Empfänger manuell verlängert.
- Der Meldende hat über das Whistleblower-Portal und den 16-stelligen Schlüsselcode Zugriff auf den Fall, bis dieser gelöscht wird. Der Meldende hat jedoch maximal ein Jahr ab dem Zeitpunkt der Meldung Zugriff auf den Fall.
Erhält die Person die gemeldeten Informationen?
Sofern keine besonderen wesentlichen und berechtigten Ermittlungsgründe vorliegen, wird die Person, auf die sich die gemeldeten Informationen beziehen, über die Bearbeitung des Falls informiert, sobald die Meldung eingegangen ist und eine Untersuchung eingeleitet wurde.